Miniguide: Lisensiering av Dynamics 365 Business Central

Alt du trenger å vite om lisensiering av Dynamics 365 Business Central i skyen - forklart så enkelt som mulig!

Lisensiering av brukere

Fullbrukere

Alle brukere som skal ha tilgang til Business Central må ha en lisens. Det første valget man må ta stilling til, gjelder hvilken type lisens fullbrukere skal ha:

• Dynamics 365 Business Central Essentials
• Dynamics 365 Business Central Premium

Forskjellen på disse ligger i hovedsak i hvilken funksjonalitet i BC lisensen gir tilgang til. Har du behov for tilgang til Service- eller Produksjonsmodulen krever disse Premium-lisenser. All annen funksjonalitet i BC er dekket av Essentials.

Essentials og Premium kan ikke kombineres i samme miljø, så valget må tas for alle brukere samlet.

Alle brukere som skal benytte BC til registering, bokføring, etc. trenger en fullbrukerlisens.

Begrensede brukere

Brukere som i hovedsak skal lese data kan lisensieres på to måter:

• Dynamics 365 Business Central Team Member
  Med en Team Member lisens får brukeren full lesetilgang til data i Business Central, men kun begrensede muligheter til å oppdatere eksisterende eller opprette nye oppføringer. Eksempelvis er det mulig å oppdatere betalingsbetingelser på en eksisterende kunde eller opprette et nytt tilbud til en eksisterende kunde, men behov utover dette krever en fullbrukerlisens.
• Microsoft 365 lisens
  Dersom en bruker har en Microsoft 365 Business Enterprise eller tilsvarende lisens, kan denne få full lesetilgang til data i Business Central i Microsoft Teams - uten ekstra kostnad. Alle skjermbilder i Business Central kan deles til Teams, så dette åpner for muligheter til å gi brukere som vanligvis ikke benytter ERP systemet tilgang til relevant informasjon uten behov for å spørre en kollega.

Eksterne brukere

Eksterne brukere som jobber mot Business Central gjennom et eksternt brukergrensesnitt som f. eks en nettbutikk eller en integrert portal, trenger ingen lisens.

For ekstern regnskapsfører finnes en egen lisenstype som gir full tilgang til Business Central.

• Dynamics 365 Business Central External Accountant
  Inntil 3 stk av disse kan legges til i lisensen uten kostnad, forutsatt av man har lisensiert minimum 1 fullbruker av typen Essentials eller Premium.
  
  

Lisensiering av fysiske enheter

I noen scenarier er det mer hensiktsmessig å lisensiere en fysisk enhet fremfor brukeren som benytter den. Typisk gjelder dette en håndterminal som benyttes på et lager, en POS/PC i en butikk eller en felles arbeidsstasjon på et lager eller en produksjonslinje.

I disse tilfellene er følgende lisens aktuell:

• Dynamics 365 Business Central Device

Lisensen dekker alle brukere som benytter den samme fysiske enheten, med de funksjonelle tilgangene de måtte ha behov for (akkurat dette er litt "ullent" definert fra Microsoft sin side, men test i praksis har vist at den stort sett gir samme tilganger som en fullbruker) til å løse sine arbeidsoppgaver, men begrenset til de scenariene som er beskrevet ovenfor. 

Lisensiering av ekstra miljøer

Business Central har i utgangspunktet 1 produksjonsmiljø, samt 3 sandbox-miljøer som typisk benyttes til test og utvikling.

Ved behov utover dette, kan ytterligere miljøer legges til:

• Dynamics 365 Business Central Additional Environment Addon
  Denne lisensen gir tilgang til ytterligere 1 produksjonsmiljø, samt 3 sandbox-miljøer. Typisk benyttes denne lisensen dersom man har virksomhet/selskaper i flere land, og ønsker et eget produksjonsmiljø med lokalisert versjon for det enkelte land.
  
  

Utvidet lagring

Ved store transaksjonsvolumer og tilhørende datamengde, kan det bli aktuelt å legge til ytterligere lagringskapasitet. I utgangspunktet har Business Central 80GB lagring + 3GB ekstra pr Essentials-lisens/5GB ekstra pr Premium-lisens/1,5GB pr Device-lisens.

Eksempel med 25 Essentials-brukere:

80GB+(25 x 3GB) = 155GB

Ved behov utover dette, kan ytterligere lagring legges til:

• Dynamics 365 Business Central Database Capacity 100GB

I praksis ser vi at de fleste klarer seg uten utvidet kapasitet gjennom gode rutiner for sletting av gamle data, oppsett av retention policies, etc. (Dette kan vi i Byx Digital hjelpe deg med)

Valg av faktura- og bindingstid

For alle lisenstyper som beskrevet ovenfor, har man valgfrihet på hvordan man ønsker å bli fakturert og betale. 

• Månedlig binding - månedlig betaling
  Full fleksibilitet måned for måned med mulighet til å justere brukerantall opp og ned.
• Årlig binding - forskuddsbetaling
  Årlig forpliktelse på minimumsantall med forskuddsbetaling pr 12 mnd. Antallkan justeres opp, men ikke ned, i perioden. Dette valget gir en rabatt tilsvarende 2 mnd gratis pr år.

Alternativene ovenfor kan kombineres. Dersom man har et fast behov gjennom året på 10 brukere, men et utvidet behov på ytterligere 10 brukere i høysesong, kan man velge forskuddsbetaling på 10 av brukerne til en lavere pris, men ha månedlig binding på de resterende 10 i høysesong.

Vi hjelper deg gjerne!

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål eller vil vite mer om lisensiering av Business Central. Vi kan også hjelpe med lisensiering av andre Microsoft-produkter som Microsoft 365, Power Platform og Azure.

Kontaktperson:

Andreas Bjørneby