Ønsker dialog om anskaffelsesprosessen!

Torsdag 22. september holdt Byx Digital et arrangement på Skråplanet i kjelleren på Rebel hvor de inviterte de ulike partene i en typisk anskaffelsesprosess. Det var fullstappet sal og god stemning.

It-anskaffelser er utdatert, menes det: til tross for at teknologien utvikler seg i en rasende fart, er ikke implementeringen noe forskjellig fra sånn ting ble gjort før. Det skaper et etterslep. Ved å invitere til samtale vil Byx Digital starte en samtale om anskaffelse: hva er perspektivet fra ulike parter i prosessene?

Krever løsning før kontrakt

– I en tid da det er manko på både ressurser og kompetanse, må vi være kritiske med tiden vi bruker. I tråd med at vi også jobber med bærekraftig digitalisering, må vi slutte å bruke tid og ressurser på ting som ikke skaper verdi, sa Eivind Giske, som er administrerende direktør i Byx Digital.

Han forteller at etter et stort analysearbeidet i forkant av en anskaffelsesprosess, følger «en dans» med tilbud, intervju, presentasjoner og demonstrasjoner. Noen ganger går det også så langt at leverandøren blir bedt om å designe ferdige løsninger før man har skrevet kontrakt.

– Det lukter av alt annet enn tillit og verdiskaping. Det er starten på en prosess hvor vi mener at vi som leverandør spilles dårlig ut fra start, med en krevende balansegang for oss, hvor vi på én side må levere på kontrakt og spec, og samtidig ta hensyn til alt som burde stått der, men som ikke gjør det. Sånn går vi glipp av fremtidsbildet, sier Giske.

Samarbeid under pandemien

KRAVSPECS: Dagfinn Sæther og Marianne Selle i samtale. (Foto: Dan Kompf Pedersen / Rebel)

Så hvordan bør det vært gjort? Giske trekker fram et eksempel fra deres samarbeid med Oslo Kommune under pandemien: Byx ble spurt av Helseetaten om å hjelpe dem med lager og distribusjon av vaksiner. Det var dårlig tid, ingen tid til detaljer og en presset situasjon med korona-viruset.

– Plutselig stod vi et slags påtvunget tillitsforhold, og i stedet for den vanlige forhandlingssituasjonen, satt vi fra start på samme side av bordet. Resultatet er at vi implementerte Microsoft Dynamics 365 Business Central og power apps på to uker, noe som normalt ville tatt 6-12 måneder. Altså: Det er mulig, sier Giske.

Hurtige endringer

På scenen sto også Dagfinn Sæther, som er partner og direktør for forretningsutvikling i Tellmann Executive Advisors. Han har vært stor fan av kravspecs, men mener i likhet med Giske at ting kan gjøres annerledes.

– Kravspec må utvikle seg i tråd med alt annet. Teknologi og marked endrer seg så hurtig – og bedrifter ønsker å være fleksible, dynamiske og endringsvillige – at det er håpløst å lage kravspec som skal være gyldige i tre, fire, frem år frem i tid, sier han.

– For mange er opptatt av regelverk og prosess, transparens og rettferdighet, men skal man drive med innkjøp må man skjønne hvorfor man kjøper, og hvilken verdi det skal skape i forretningen. Derfor må vi endre tankegangen til de som driver innkjøp, og få dem til å tenke verdiskaping heller enn selve prosessen, fortsetter Sæther.

Essensielt med tillit

Gunnar Brataas, seniorforsker i SINTEF Digital har forsket på tillit i it-prosjekter, med spesielt fokus på dialogfasen i en offentlig anskaffelse, hvor tillit, ifølge ham, er essensielt.

Han kunne fortelle at smidige metoder bidrar til å bygge tillit mellom kunde og leverandør, og at gradvis raffinering av kravene – til fordel for å låse seg til forhåndsbestemte krav – reduserer både kostnad og risiko.

TILLIT: Seniorforsker Gunnar Brataas snakket om rollen tillit spiller i en offentlig anskaffelse. (Foto: Dan Kompf Pedersen / Rebel)

– Offentlige anskaffelser rommer veldig mye: det anskaffes for 600 milliarder kroner i året. Det tilsvarer hundre Nasjonalmuseer. Men det er skrevet mye om at det er spesielt vanskelig å fornye i offentlige anskaffelser fordi det er mye rigide kravspesifikasjoner, og de oser av lite tillit. Det som har vært fokus på vår forskning er dermed hvordan vi kan klargjøre krav til en løsning med tidlig markedsdialog, sier Brataas.

Over én kam

På spørsmål om hvordan en god anskaffelsesprosess ser ut, svarer Brataas at man ikke må skjære alle over en kam.

– Sørg for å sortere kravene etter viktighetsgrad. Hva er det faktisk som må være til stede og hva kan komme i neste ledd, sier han.

Marianne Selle fra Microsoft var også tilstede, og spiller inn:

– Lag kravspesifikasjoner om hva man ønsker å oppnå til slutt. Deretter må leverandøren fortelle hva de kan og hvorfor kunden skal stole på at de kan ta dem fra A til Å med denne teknologien. Da kan vi begynne å korte ned smørbrødlisten av krav.