Bytte ERP: prosjektinvolvering som kunde

Å bytte ERP-system er et stort steg for de fleste virksomheter. Mange lurer på hvor mye tid det krever, og hvem som må være med. Det viktigste å vite er at et ERP-bytte først og fremst handler om forretning og arbeidsprosesser, ikke bare teknologi. Målet er at hverdagen deres skal fungere bedre etter go-live.

Et nytt ERP-system påvirker både rutiner, datakvalitet og hvordan folk jobber. Prosesser som ordre, innkjøp, lager, fakturering og rapportering må gjennomgås og ofte endres. Data må ryddes og kvalitetssikres, og brukerne må få opplæring slik at de er trygge når systemet tas i bruk. I perioder vil nøkkelpersoner måtte kombinere drift og prosjektarbeid, og derfor er tidlig planlegging av kapasitet helt avgjørende.

En tydelig prosjektorganisering gjør prosjektet langt enklere. Prosjekteier sørger for forankring og prioritering, mens prosjektleder koordinerer interne ressurser og samarbeider tett med leverandøren. Prosesseiere og superbrukere deltar i workshops, avklaringer og testing, og bygger tidlig kompetanse i løsningen. Sluttbrukere bør involveres gradvis gjennom innsikt, test og opplæring. En liten styringsgruppe som møtes jevnlig sikrer raske beslutninger og færre flaskehalser.

Tidsbruken varierer, men noen faser krever mer enn andre. Prosjektleder og superbrukere har størst belastning i scoping-, test- og go-live-fasene. Testperioden er ofte den mest krevende, mens design- og konfigureringsfasen krever mindre kontinuerlig involvering, men raske avklaringer.
Når dere planlegger for disse toppene, blir det enklere å gjennomføre prosjektet uten at driften stopper opp.

Det finnes flere grep som øker sjansen for en smidig implementering, som blant annet:

• Sett av tid tidlig, og sørg for at prosjektleder har kapasitet til å drive prosjektet fremover.

• Velg superbrukere som kjenner prosessene godt og kan ta beslutninger.

• Start med datarydding tidlig, og planlegg testperioden.

• Gi brukerne tidlig innsikt i løsningen, og legg go-live til en periode der dere faktisk har kapasitet.

Hvis dere vurderer å bytte ERP og ønsker et realistisk bilde av ressursbehov, risiko og fremdrift, kan vi i Byx Digital hjelpe dere med å avklare omfang og lage en gjennomførbar plan. 

Vi starter ofte med en kort kartlegging av prosesser, integrasjoner og datagrunnlag, og definerer sammen hva som må være på plass før go-live.

Vi tilbyr en gratis workshop for å avdekke modenheten i din organisasjon og gir deg råd om hvordan du kan gjøre forberedelser i forkant av prosjektet