– Utvikling skjer hele tiden, og det er om å gjøre å følge med. Hos oss er vi opptatt av tall. Det betyr at ting må fungere. Prosesser kan ikke ta mer tid enn absolutt nødvendig, og vi kan ikke bruke tid på ting som ikke fungerer. Jeg ser på det som investering å flytte til skyen nå.
Det sier Ann Kristin Bergh, Daglig leder i Optura Nordic, like etter at selskapet gikk live på «ny», skybasert Microsoft Dynamics 365 Business Central med Byx Play.
Optura Nordic AS er en av Nordens største distributører av merkevarer innen ur. Med over 60 års erfaring, har de eneagentur til å distribuere kvalitetsklokker og -smykker til mer enn 1000 forhandlere i Norge, Sverige, Danmark og Finland
– Altså er vi en nordisk aktør med aner helt tilbake til 1958. I tillegg er vi en familiebedrift:
Vi har siden slutten av 80-tallet vært eid av min far, og siden 2008, er det jeg og min bror som driver konsernet, sier Bergh.
En trofast kunde
Det var i 2007 at Optura Nordic tok i bruk den aller første versjonen av forløperen til Business Central, den gangen med navnet Microsoft Dynamics NAV. 13 år senere, i 2019, gikk de over til første versjon av Business Central On-Premises, som ligner den plattformen vi jobber med i dag.
– Den gangen var det en stor prosess fordi det var mange versjoner mellom de to systemene. Da hadde vi allerede vært trofaste kunder av Byx Digital – faktisk siden oppstarten – fordi vi trivdes med samarbeidet vi hadde med Stig Slorafoss. Vi så at det er en stor fordel å jobbe med noen man har tillitt til, og som kjente systemene godt, sier Bergh.
Les hvordan Lindbak vokser med Microsoft Dynamics 365 Business Central
Av ulike grunner kunne ikke Optura Nordic flytte hele operasjonen sin til skyen den gangen i 2019, men det har siden ligget i kortene. Nå, i 2023, var tiden inne.
– Optura Nordic er en av våre eldste
og største kunder, og nå ville vi ha
dem vekk fra On-
Prem og opp i skyen. Microsoft Dynamics NAV er faset ut, og med så mye data og tilpasninger som Optura Nordic hadde, ville det bli mer og mer krevende å vedlikeholde, før de til slutt ville bli tvunget til å flytte, sier Christoffer Tenvig, senior fagkonsulent i Byx.
Samme system, bare bedre
Tenvig forklarer at det er svært kostbart å utvikle og tilpasse de gamle løsningene, blant annet fordi kompetansen også forvitrer og nedprioriteres. Når Microsoft slutter å gjøre support og oppgraderinger, står du også uten hjelp til å rette opp i feil når de oppstår.
– I tillegg går du glipp av nye, spennende funksjoner som utvikles for de nye løsningene, som aldri vil funke på de gamle, legger han til.
At Optura Nordic allerede var på Microsoft Dynamics NAV, gjorde det siste stykket på reisen til skyen mye kortere. Strategien ble derfor å bevare systemet slik det var, med alle tilpasninger de hadde, gjennom flytteprosessen.
– I praksis betyr det at systemet var nytt i den forstand at det var annerledes for brukerne, men logikken i bunn, er den samme. Samtidig gjør vi de endringer som forutsettes når man flytter til skyen. Når vi nå er i drift, ser vi på prosessendringer og forbedringer, og tar i bruk mulighetene som ligger der, legger Tenvig til.
Som et sammensatt, internasjonalt selskap, har Optura Nordic komplekse behov til systemene sine, og bruker alle moduler i BC-plattformen, foruten produksjon. Det innebærer høye krav til effektivitet og sømløshet i alle ledd.
– For eksempel ser jeg stor effekt av implementeringen av Contina Payment Management på regnskap. I dag har vi færre manuelle bilag, og fordi vi er i flere land, hadde vi tidligere problemer med å remittere utland direkte fra BC. Det fikk vi aldri til å fungere i det gamle systemet, men det fungerer nå. Det er slike ting som i sum er med på å spare tid og øke lønnsomheten på tvers, sier Bergh.
– Noe er annerledes, men det meste er likt. Det vi ser er at det som fungerte godt i det forrige systemet nå fungerer enda bedre.
Les 10 grunner til å velge Microsoft Dynamics 365 Business Central
Sin egen suksessfaktor
Med Byx Play skjer datamigreringen automatisk. Som kunde får man en test av det nye systemet hvor alt gjennomgås før man går live. Samtidig fungerer den gamle løsningen som før, og all ny data oppdateres automatisk. Det betyr at ingenting stopper opp underveis.
Selv har Bergh mye erfaring med oppgradering av systemer, så vel som igangsetting og implementering av nye. Derfor har hun også vært svært involvert i prosessen, til nytte for begge parter.
– Testmiljøet er veldig bra, og gjorde at vi kunne jobbe parallelt hele tiden. Jeg fikk teste alt jeg ønsket i lang før vi sa at det var klart nok til å gå live, sier hun.
– Ann Kristin har vært sin egen suksessfaktor ved å teste utrettelig. Hun tok ansvar for egen test og eget system. Slike kunder, de som kjenner sine egne prosesser, får best resultat, legger Tenvig til.
Automatisert og forutsigbart
Nå vil Optura Nordic nyte fordelene av å være en del av Microsofts skysystem: stabilitet og oppe-tid blir bedre, sikkerheten blir mindre sårbar og de slipper å tenke på oppgraderinger, da Microsoft sørger for at de alltid er på nyeste versjon – automatisk.
– Alt holdes tilbake hvis ERP-systemet er utdatert. På en skybasert plattform er du med på alle endringer og den kontinuerlige utvikling som skjer. Du slipper store oppgraderingsprosjekter, og kan heller bruke ressursene på nye muligheter, sier Tenvig.
– Det er en vanskelig tid å drive business. Derfor gjør vi dette nå for å minske fremtidige kostnader på data og IT, at ting blir mer automatisk og forutsigbar. For oss er dette en investering for framtiden, avslutter Bergh.
Vil du vite mer om Byx Play? Les her.
COMMENTS